Schritt für Schritt zur erfolgreichen Onlinekonferenz


Onlinemeetings leicht gemacht: Ob Videocall oder Telefonkonferenz, in unserer Checkliste – basierend auf einer Studie des Borderstep Instituts – erhalten Sie Tipps und Tricks für nachhaltige Onlinemeetings.

Checkliste Onlinemeeting
Checkliste Onlinemeeting
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Empfehlungen seitens der Wissenschaft für erfolgreiche Onlinekonferenzen oder virtuelle Meetings mit positiven Umwelteffekten sind rar. Das Borderstep Institut für Innovation und Nachhaltigkeit setzt sich im Rahmen des Projektes „Klimaschutzpotenziale der Digitalen Transformation (CliDiTrans)“ mit Wegen zu einer neuen Konferenzkultur auseinander. Teil dieses Projektes ist die Studie „Reisen erschweren – Telefonconferencing entwickeln“, die in Coronazeiten eine neue Aktualität erhält: Neben Chancen und Herausforderungen verschiedener digitaler Kommunikationswege des Teleconferencing zeigt sie auch auf, warum es wichtig ist, begleitend zur Onlinekommunikation reale Dienstreisen unattraktiver zu machen – um tatsächlich positive Effekte für das Klima zu erzielen.

Klimaschutzspotentiale - durch die digitale Transformation unserer Arbeitswelt?

Denn trotz zunehmender Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel ist die Anzahl der Geschäftsreisen innerhalb von 14 Jahren (Stand 2018) über 30% angestiegen. Obwohl IKT-Anwendungen ein großes Umweltentlastungspotential besitzen und bis 2030 20% der weltweiten CO2-Emissionen reduzieren könnten, setzen viele Unternehmen immer noch aus Unwissen oder Angst, durch mangelnden physischen Kontakt wichtige Deals zu verpassen, auf Geschäftsreisen mit dem Flugzeug, Auto oder anderen Verkehrsmitteln. Die Coronakrise zwingt uns alle in diesem Punkt umzudenken und das Potenzial der digitalen Kommunikation in der Praxis zu erproben – und vielleicht auch nach der Krise weiter zu nutzen.

Erfolgsfaktoren für Onlinemeetings im Checklisten-Format

Telefonkonferenzen & co bringen besondere Herausforderungen mit sich, wie die Autoren der Borderstep-Studie beschreiben. Wie werden Onlinemeetings also zur echten Alternative zu realen Meetings? Learning-by-doing ist das Stichwort in diesem Prozess, dennoch können einige Tipps und Tricks den Einstieg erleichtern (siehe Checkliste): Damit eine Telefon- oder Videokonferenzkonferenz überhaupt möglich ist, sollten alle Teilnehmenden für eine ausreichende Datenverbindung sorgen und das Streamen von Musik und Filmen auf einen späteren Zeitpunkt verschieben. Auch ein qualitativ hochwertiges Equipment ist eine Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Meeting. Wer möchte kann digitale Whiteboards nutzen, um seine Ideen zu visualisieren. Bevor die Konferenz beginnt, sollte eine Agenda mit den wichtigsten Besprechungspunkten angelegt werden und ggf. ergänzt werden, wer über welches Thema spricht. Der Moderator*in beginnt den Call und führt alle Beteiligten diszipliniert durch die Agenda. Wer nicht spricht, sollte sein Mikrofon stumm schalten, um Hintergrundgeräusche zu vermeiden. Falls das Meeting doch einmal länger als 60 Minuten dauern sollte, ist es wichtig regelmäßige Pausen einzulegen, damit anschließend konzentriert weitergearbeitet werden kann.

Weitere Antworten und Maßnahmen für eine klimafreundliche, digitale Transformation unserer Arbeitswelt fasst die Borderstep Studie anschaulich anhand von einigen Beispielen zusammen und zeigt Wege zu einer neuen Konferenzkultur auf.

Erkenntnisse beisteuern

Sie haben selbst hilfreiche Erfahrungen gesammelt, die Sie teilen möchten? Das Projektteam lädt ein, den aktuellen Arbeitsstand zu kommentieren und durch Widerspruch, gute Beispiele und anderes mehr zu ergänzen.

Quelle

Vgl. Clausen, J. & Schramm, S. (2019).  Wege zu einer neuen Konferenzkultur. Reisen erschweren – Teleconferencing entwickeln. Berlin: Borderstep Institut (abrufbar unter: https://www.borderstep.de/reisen-erschweren-teleconferencing-entwickeln/)

Wie sich durch Corona unsere Arbeitswelt verändern wird - und wie wir die Krise als Chance für nachhaltigen Wandel nutzen können

 
    
Dieser Beitrag ist in der Themenreihe Arbeitswelt erschienen. Eine Übersicht aller Beiträge in der Themenreihe finden Sie hier.

Aktualisiert: 14.04.2020

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